Be1 Avans Uygulaması

Çalışan avans süreçlerini standartlaştırın; net maaş etkisini anında görün, hataları ve manuel işleri azaltın.
Be1 yazılım ve AR-GE ekibi tarafından geliştirilen Avans Uygulaması, çalışanların aldığı maaş/masraf avanslarını SAP Business One içinden yönetir; avansın net maaşa etkisini anlık hesaplar, onay ve mahsup (kesinti) planlarını otomatikleştirir.

Neler Sağlar?

• Doğrudan SAP B1 entegrasyonu: Personel cari kartları, bordro/maaş parametreleri, muhasebe fişleri ve banka ödeme listeleri ile tek akış.

• Net–brüt otomatik hesap: Avansın net maaşa etkisi (mahsubun hafta/ay/çeyrek bazlı kesintisi, kalan tutar) anında görünür.

• Avans türleri: Maaş avansı, masraf avansı, seyahat avansı, acil destek avansı gibi şirket içi tanımlar.

• Onay akışı: Talep → Birim Yöneticisi → Finans/İK onayı; tutar/limit/pozisyon bazlı kurallar.

• Kesinti planları: Sabit taksit, yüzdeye göre kesinti, esnek/atlatmalı dönem, erken kapama.

• Çoklu para birimi: Dövizli avanslarda kur güncellemesi ve raporlama (Be1 TCMB Kur Aktarımı ile tam uyum).

• Masraf kapatma: Masraf fişleriyle eşleştirerek kapama; fazla/eksik kapama farklarını otomatik öneri.

• Banka/ödeme listesi: Avans ödemeleri için EFT/FAST/IBAN listesi ve dosya çıktıları.

• Politika & limitler: Çalışan gruplarına göre azami tutar, minimum kıdem, aylık talep sayısı, açık avans sayısı vb.

• Şeffaflık & iz: Kim, ne zaman, hangi tutarı onayladı/kesti? Detaylı log ve denetim izi.

Nasıl Çalışır?

1. Talep: Çalışan portal/İK ekranından avans tutarı ve gerekçeyi girer.

2. Kontrol: Sistem, limitleri, açık avansları ve bordro parametrelerini kontrol eder; uyarı/engelleme kuralları çalışır.

3. Onay: Yetki matrisine göre otomatik yönlendirme; e-posta/uygulama içi bildirimler.

4. Ödeme: Onay sonrası muhasebe fişi önerisi ve banka ödeme listesi üretilir.

5. Mahsup: Tanımlı takvime göre bordro dönemlerinde otomatik kesinti; kalan bakiye güncel tutulur.

6. Kapatma: Masraf belgeleriyle avans kapatılır; farklar için ek kesinti/iadeye yönlendirme.

Raporlama & Gösterge Paneli

• Canlı görünüm: Açık avanslar, dönemsel kesintiler, yaklaşan tahsilatlar, gecikmeler.

• Kırılımlar: Çalışan/birim/pozisyon, avans türü, para birimi, tarih aralıkları.

• Bordro uyumu: Net/mahsup tutarlarının dönemsel özetleri ve karşılaştırmaları.

• Dışa aktarım: Excel/CSV/PDF; denetime uygun kanıt paketleri.

Güvenlik ve Uyum

• Yetkilendirme: İK, finans, yönetici ve çalışan rollerine özel ekranlar/işlemler.

• Politika zorlaması: Limit aşımı ve sıra dışı taleplerde onay zorunluluğu.

• Kişisel veri koruması: KVKK uyumlu erişim, maskeleme ve loglama pratikleri.

• İzlenebilirlik: Tüm talep–onay–ödeme–mahsub adımlarında ayrıntılı olay günlüğü.

Özelleştirme Seçenekleri

• Parametre setleri: Farklı çalışan grupları için farklı oran/limit/mahsub planı.

• Takvimler: İş günü/ay sonu/özel dönem kapatma; vardiya/çoklu lokasyon desteği.

• Bildirimler: E-posta ve uygulama içi hatırlatmalar, gecikme/esik aşımları için uyarılar.

• Entegrasyonlar: İK/bordro uygulamaları, zaman/masraf yönetimi, banka entegratörleri.