Be1 MailOne Uygulaması

Faturaları ve iç bilgilendirmeleri SAP Business One’dan tek tıkla e-posta olarak gönderin.
Be1 yazılım ve AR-GE ekibi tarafından geliştirilen MailOne, SAP Business One içinde ürettiğiniz müşteri faturalarını, irsaliyeleri, sipariş onaylarını ve rapor çıktılarınızı doğrudan e-posta ile iletir. Ayrıca finans, satış, depo, satın alma gibi iç departmanlara senaryo tabanlı bilgilendirmeler yapmanızı sağlar.

Öne Çıkan Özellikler

• Doğrudan SAP B1 entegrasyonu: Fatura/irsaliye/sipariş vb. belgelerden tek tuşla e-posta gönderimi; gönderim sonucu ve alıcı yanıtları kayda geçer.

• Şablon yönetimi (HTML): Logo, renk, imza, dinamik alanlar (Cari Adı, Belge No/Tarih, Tutar, Vade, IBAN, link vb.); çok dilli şablonlar.

• Ek/ilişikiler: PDF fatura/irsaliye, ek dokümanlar (teklif, sözleşme, broşür); otomatik PDF üretimi ve iliştirme.

• Kural motoru: “Tutar > X ise yönetime CC”, “İskonto var ise satış müdürüne bilgilendirme”, “Vadesi yaklaşan faturaları müşteriye hatırlat” gibi koşullar.

• Dağıtım listeleri: Cari kartından birincil e-posta + CC/BCC; departman ve rol bazlı iç dağıtımlar.

• Planlı/otomatik gönderim: Belirli saatlerde toplu gönderim, vade hatırlatıcıları, dönemsel ekstre paylaşımları.

• Takip & log: Gönderildi/iletilmedi/geri döndü bilgileri; kullanıcı, tarih/saat ve belge referansı ile audit trail.

• Çoklu hesap & güvenli kimlik doğrulama: SMTP/OAuth 2.0, birden çok gönderen adresi; DKIM/SPF desteği.

• Kota & hız limiti: Servis sağlayıcı kurallarına uygun throttling ve yeniden deneme (retry).

• KVKK uyumu: Erişim yetkileri, maskeleme, kişisel verilerin güvenli işlenmesi.

Nasıl Çalışır?

1. Şablonları tanımlayın: Marka kimliğinize uygun HTML şablonları ve dinamik alanları oluşturun.

2. Kural setini kurun: Belge türü, toplam tutar, vade, proje/şube gibi alanlara göre alıcı ve içerik kuralları belirleyin.

3. Gönderimi başlatın: Belge üzerinde “E-posta Gönder” deyin; MailOne gerekli PDF’yi üretip şablona yerleştirir.

4. Kayıt & izleme: Gönderim sonucu SAP B1’e yazılır; takip panelinden durumları ve hataları görürsünüz.

5. Planlı işler (ops.): Vade yaklaşanlar, ekstreler, toplu bildirimler otomatik çalışır.

Senaryo Örnekleri

• Müşteri faturası + ek: Fatura PDF + “teşekkürler” notu, IBAN ve ödeme linki; CC: satış temsilcisi.

• Vade hatırlatması: Vadesine X gün kalan faturalar için otomatik hatırlatma (tek veya seri).

• Sipariş onayı: Müşteriye sipariş detayı; depo ve satın almaya iç bilgilendirme.

• İade/irsaliye bildirimi: Müşteri ve depo ekiplerine eşzamanlı mail; ilgili evrak ekleriyle.

• Aylık ekstre: Tüm carilere planlı ekstre gönderimi; okunmayanlar için ikinci hatırlatma.

SAP Business One Entegrasyon Detayları

• Usta veriler: Cari kartından e-posta, yetkili kişi, ticari koşullar.

• Belge bağları: A/R Invoice, Delivery, Sales Order vb.; PDF üretimi ve iliştirme.

• Kayıt yazımı: Gönderim sonucu, mesaj özeti ve kullanıcı bilgisi referans alanlarına/loglara işlenir.

• Raporlar: Gönderim sayıları, geri dönenler (bounce), gecikenler; kullanıcı ve şube kırılımları.

Güvenlik & Uyum

• Yetkilendirme: Kim hangi şablonla, hangi gönderen adresiyle mail atabilir? Rol bazlı kontrol.

• Alan doğrulama: Boş/yanlış e-posta, yasaklı alanlar, büyük ek boyutları için ön kontrol.

• Şifreli iletişim: TLS/SSL ile SMTP trafiği; kimlik bilgileri güvenle saklanır.