SAP Business One Ek Dosya Klasörü ve OneDrive: Doğru Kurgu Nedir?

SAP Business One'da ek dosyalar veritabanında değil, dosya sisteminde saklanır. Bu yüzden klasörün nerede ve nasıl tanımlandığı, çok kullanıcılı bir ortamda sistemin çalışıp çalışmayacağını belirler. En sık sorulan soru da şudur: OneDrive'ı ek dosya klasörü yapabilir miyim?

OneDrive'ı ek dosya klasörü yapabilir miyim?

Teknik olarak deneyebilirsiniz ama desteklenen bir kurgu değildir ve çok kullanıcılı ortamda kırılması beklenir. SAP'nin Microsoft 365 entegrasyonu başka bir şey yapar: belge ve raporları OneDrive'a dışa aktarır, ek dosya saklamaz. Bulut depolamanın (SharePoint, OneDrive, Google Drive) yerleşik desteği SAP'nin yol haritasında ileri bir sürüm için planlanıyor; bugün mevcut değil.

Beklenen riskler şunlardır:

• Senkronizasyon ajanı dosyayı kilitleyebilir veya taşıyabilir.

• "Files On-Demand" placeholder dosyaları sıfır bayt görünebilir.

• Senkron gecikmesi nedeniyle bir kullanıcının eklediği dosyayı diğeri bulamayabilir.

• Çakışma kopyaları oluşur ve aynı belgenin birden fazla sürümü birikir.

• Yol kullanıcı profiline bağlı olduğu için çok kullanıcılı ortamda çalışmaz.

SAP'nin Microsoft 365 entegrasyonu ne yapar?

SAP Business One'dan pazarlama belgelerini (sipariş, fatura, satınalma siparişi), tablo verilerini ve sorguları Word veya Excel olarak OneDrive'a dışa aktarır. Bilgisayarda Office kurulu olması gerekmez. Varsayılan olarak OneDrive'da bir B1 klasörü oluşturur. Ön koşulları: Microsoft 365 hesabı, Job Service'in çalışıyor olması ve sistem saatinin senkron olması. Yalnızca süper kullanıcı yapılandırabilir. Bu bir arşivleme çözümü değil, bir dışa aktarma özelliğidir.

Ek dosya klasörü nasıl tanımlanır?

Şirket geneli için: Yönetim > Sistem Başlatma > Genel Ayarlar > Yol sekmesi > Ek Dosyalar Klasörü. Kullanıcı bazında için: Yönetim > Tanımlar > Genel > Kullanıcı Varsayılanları > Yol sekmesi; ardından Kullanıcılar ekranından bu varsayılanı kullanıcıya atayın.

Neden eşlenmiş sürücü (Z:) kullanılamaz?

Sürücü harfleri sistem geneli değildir; her oturum açma oturumu kendi sürücü harflerine sahiptir. Sizin masaüstünüzde Z: olarak görünen paylaşım, farklı bir hesapla çalışan bir servis için mevcut değildir. SAP Business One'da dosyaya sadece istemci değil, Service Layer ve Web İstemcisi de erişir; bu yüzden UNC yolu zorunludur. Doğru yol örneği: \\SUNUCU\B1Ekler biçimindedir.

Teknik gerekçeler: UAC iki ayrı oturum yaratır ve yükseltilmiş çalışan uygulama masaüstündeki eşlemeyi göremez; servisler her zaman kendi oturumlarında çalışır; LocalService hesabı anonimdir ve ağ paylaşımına erişemez; yerel kullanıcı hesabı ağ kaynağına hiç erişemez. Doğru seçim domain hesabı veya yönetilen hizmet hesabıdır.

Çok kullanıcılı ortamda doğru kurgu nedir?

1. Dosya sunucusunda ayrı bir paylaşım açın.

2. Yolu UNC olarak girin, asla sürücü harfi kullanmayın.

3. Tüm kullanıcılara hem paylaşım hem NTFS düzeyinde okuma ve yazma yetkisi verin.

4. Service Layer ve Web İstemcisi'nin servis hesabının da erişimi olmalıdır.

5. Tüm kullanıcılarda aynı yol tanımlı olsun; kişisel yerel yollar kullanmayın.

6. Klasörü yedekleme planına dahil edin; ek dosyalar veritabanında değildir ve veritabanı yedeği bu dosyaları içermez.

Ek dosya klasörü neden hızla büyür?

SAP Business One, alt klasörden seçtiğiniz dosyayı ana ek dosyalar klasörüne kopyalar. Ayrıca baskı önizleme ve rapor iletme gibi işlemler klasöre otomatik kopya ekler. Planlamazsanız binlerce dosya ve çok sayıda kopya birikir. Kontrol için Yönetim > Sistem Başlatma > Belge Ayarları > Genel sekmesindeki "aynı dosya adına sahip ekleri üzerine yazma" ayarını kullanın; açıkken aynı isimli dosyanın üzerine yazmaz, isme zaman damgası ekler.

Service Layer tarafında da sınırlar vardır: dosya başına en fazla 50 MB ve sınırlı bir uzantı listesi (pdf, doc, docx, jpg, jpeg, png, txt, xls, ppt).

Kullanıcıların birbirinin dosyalarını görmesini nasıl engellerim?

Ek dosyalar klasörünün altında alt klasörler oluşturun ve her kullanıcıya Kullanıcı Varsayılanları > Yol üzerinden kendi alt klasörünü atayın. Kullanıcı gözatırken yalnızca yetkili olduğu alt klasörleri görür; e-postayla gönderilen belgeler de kendi alt klasörüne gider. Ancak bu tam bir izolasyon değildir: yukarıda anlatılan kopyalama davranışı nedeniyle dosyalar ana klasöre de düşer. Gerçek gizlilik gereksinimi varsa NTFS izinleriyle birlikte kurgulayın.

"Ek dosyalar klasörü tanımlı değil" hatası

İki sebebi vardır: yol hiç tanımlanmamıştır ve Genel Ayarlar > Yol sekmesinden tanımlanmalıdır; ya da kullanıcının klasöre erişim yetkisi yoktur ve paylaşım ile NTFS izinleri kontrol edilmelidir. Linux tabanlı kurulumlarda (HANA ve Service Layer) ek dosya klasörünün bir Windows ağ paylaşımına mount edilmesi gerekir.

Be1 hakkında

Be1, İstanbul Yıldız Teknopark merkezli, SAP PartnerEdge programı kapsamında yetkili SAP iş ortağıdır (SAP Partner ID: 0003000563). 50'den fazla tamamlanmış SAP Business One projesi ve 10 kişilik danışman ekibiyle kurulum, uyarlama, Türkiye mevzuatı entegrasyonları ve canlı sonrası destek sağlıyoruz.